Sporządzenie sprawozdania dotyczącego stosowania substancji, mieszanin, czynników i procesów o działaniu rakotwórczym, mutagennym lub reprotoksycznym wcale nie jest łatwym zadaniem, zwłaszcza jeśli będziesz przygotowywać je po raz pierwszy. Zapraszam więc do artykułu po garść praktycznych wskazówek!

P.S. Dla ułatwienia komunikacji będę nazywać substancje, mieszaniny, czynniki i procesy o działaniu rakotwórczym, mutagennym lub reprotoksycznym “czynnikami rakotwórczymi, mutagennymi i/lub reprotoksycznymi” lub “czynnikami CMR”.

Kogo dotyczy sprawozdanie

Sprawozdanie dotyczące czynników rakotwórczych, mutagennych i reprotoksycznych musi opracować i terminowo złożyć każdy pracodawca, u którego stosuje się (lub wytwarza) substancje, mieszaniny, czynniki lub procesy o działaniu rakotwórczym, mutagennym lub reprotoksycznym. Jeśli takie substancje, mieszaniny, czynniki lub procesy nie występują, nie trzeba sporządzać i składać sprawozdania.

Warto mieć na uwadze, że to, że stosowane dzisiaj substancje czy procesy nie są kwalifikowane jako rakotwórcze, mutagenne lub reprotoksyczne, nie oznacza, że tak już będzie zawsze. W ostatnich latach przepisy często się zmieniały [1]. Obserwując tę tendencję, niewykluczone, że za jakiś czas znowu pojawią się nowe regulacje.

Termin

Termin składania sprawozdań upływa 15 stycznia za poprzedni rok. Jeżeli ta data wypada w dzień ustawowo wolny od pracy lub w sobotę, sprawozdanie można przesłać najpóźniej kolejnego dnia roboczego. Taką sytuację mieliśmy w 2023 roku. 15 stycznia wypadało w niedzielę, więc ostateczny dzień złożenia sprawozdania przesuwał się więc na poniedziałek, 16 stycznia.

Komu należy złożyć sprawozdanie

Sprawozdanie należy przygotować w 3 egzemplarzach. Jeden zostaje w zakładzie, a pozostałe należy złożyć:

• właściwemu państwowemu wojewódzkiemu inspektorowi sanitarnemu,
• właściwemu okręgowemu inspektorowi pracy.

Przesyłasz wyłącznie sprawozdanie. Nie dołączasz do niego żadnych rejestrów, wyników pomiarów środowiska pracy, kart charakterystyki, wyjaśnień, ani innych dokumentów. 

Szablon sprawozdania

Szablon sprawozdania nazywa się „Informacja substancjach chemicznych, ich mieszaninach, czynnikach lub procesach technologicznych o działaniu rakotwórczym, mutagennym lub reprotoksycznym” i ma określony przepisami wzór (załącznik nr 2 [1]). Oznacza to, że nie można go zmieniać. Usuwanie z niego elementów lub dodawanie własnych nie są poprawną praktyką.

Jak przekazać sprawozdanie

• Jeden pracodawca = jedno sprawozdanie dotyczące czynników CMR. Wyjątkiem jest sytuacja, w której zakłady pracodawcy zlokalizowane są w kilku województwach, wtedy: jedno województwo = jedno sprawozdanie.
• Sprawozdanie należy przesłać pocztą za potwierdzeniem odbioru. Zwrotki należy dołączyć do zakładowego egzemplarza sprawozdania. W razie kontroli, zwrotki są dowodem, że dopełniono obowiązku w terminie. 
• Wysyłając sprawozdanie liczy się data stempla pocztowego. Planując wysyłkę, trzeba wziąć pod uwagę, że w wielu zakładach poczty nie wysyła się każdego dnia. Musisz więc sprawdzić, jak to jest w Twoim zakładzie. Jeśli dzień wysyłki poczty nie pokrywa się z ustawowym terminem złożenia sprawozdania, musisz albo przekazać je wcześniej.
• Sprawozdanie można też złożyć w inspektoratach osobiście. Przekazując dokument pamiętaj o uzyskaniu potwierdzenia odbioru na zakładowym egzemplarzu sprawozdania. To będzie dowód złożenia informacji w terminie.
• Niektóre inspektoraty akceptują przesyłanie sprawozdania mailowo w wersji elektronicznej. Jeśli chcesz skorzystać z tej możliwości, najpierw skontaktuj się telefonicznie i zapytaj, czy Twój inspektorat dopuszcza taką opcję. Wysyłając maila sugeruję poprosić o informację zwrotną, że sprawozdanie wpłynęło. Będzie to dowód złożenia dokumentu w terminie.

Cały Moduł 4 kursu “Czynniki rakotwórcze, mutagenne i reprotoksyczne” jest poświęcony poprawnemu sporządzaniu sprawozdania. Wszystko pokazuję na ekranie, krok po kroku, rubryka po rubryce.

Odstąpienie od składania sprawozdania

Jeśli zakład zaprzestał stosowania jakiejś substancji, mieszaniny, czynnika lub procesu o działaniu rakotwórczym, mutagennym lub reprotoksycznym, nie uwzględniasz go w sprawozdaniu. Jeśli był to jedyny element sprawozdania – w ogóle go nie składasz. Należy jednak pamiętać, że istotny jest tutaj termin zaprzestania stosowania czynnika CMR.

Przykład:

Zakład zaprzestał stosowania czynnika rakotwórczego lub mutagennego 1 marca 2024. Oznacza to, że należy jeszcze złożyć sprawozdanie za rok 2024. Nie trzeba będzie składać sprawozdania za kolejne lata, czyli za 2025, 2026 itd.

Nie ma konieczności składania żadnych pism wyjaśniających. Dopiero w razie ewentualnej kontroli Państwowej Inspekcji Pracy lub Państwowej Inspekcji Sanitarnej, jeśli ten temat zostanie poruszony, to wtedy należy zaprezentować dowody, że danego czynnika CMR już nie ma i od kiedy.

Konsekwencje niezłożenia sprawozdania

Jeśli podczas kontroli PIP lub PIS zostanie stwierdzone, że sprawozdanie dotyczące czynników rakotwórczych, mutagennych lub reprotoksycznych nie zostało złożone lub zostało złożone nieterminowo, na pracodawcę może zostać nałożona kara grzywny w wysokości od 1.000 do 30.000 zł [2].

Substancje reprotoksyczne

W lipcu 2024 roku zmieniły się przepisy i do zakresu sprawozdania dołączyły substancje i mieszaniny chemiczne o działaniu reprotoksycznym. Należy więc tę grupę czynników uwzględnić w sprawozdaniu składanym do 15 stycznia 2025 roku.

Jak ugryźć sprawozdanie i zminimalizować stres?

Poprawne sporządzenie prawozdania dotyczącego czynników rakotwórczych, mutagennych i reprotoksycznych to odpowiedzialność. Zbiega się tutaj kilka aspektów:

• Wyśrubowane wymagania prawne dla pracodawców. Wystarczy wspomnieć tutaj obowiązek objęcia badaniami profilaktycznymi pracowników pracujących w narażeniu na czynniki CMR nawet po zaprzestaniu pracy z nimi lub – na ich wniosek – nawet po rozwiązaniu stosunku pracy [3].
• Ścisła kontrola tego zagadnienia ze strony Państwowej Inspekcji Sanitarnej i Państwowej Inspekcji Pracy.
• Świadomość konsekwencji zdrowotnych dla pracowników pracujących w narażeniu na te czynniki.
• Konieczność posiadania dużego zawodowego know-how, ponieważ przepisy zdecydowanie nie wystarczają, aby poprawnie zaopiekować się tym zagadnieniem w praktyce.

To wszystko powoduje, że sporządzenie sprawozdania staje się bardzo stresującym doświadczeniem.  Właśnie z tych względów warto podejść do sprawy poważnie. Aby zredukować stres i możliwość popełnienia błędów, poniżej podaję Ci kilka wskazówek.

Wskazówki praktyczne

1) Jeśli potrzebujesz zebrać dane dotyczące czynników rakotwórczych, mutagennych i reprotoksycznych od innych osób (np. osób kierujących pracownikami, inspektora ochrony radiologicznej), poproś o nie z większym wyprzedzeniem. Niech zostaną Ci dostarczone np. do 5 stycznia.

2) Jak najwcześniej stwórz szkic sprawozdania. Pozwoli Ci to wyłapać ewentualne problemy i nieścisłości. Będziesz też mieć czas, aby je wyjaśnić. Jeśli zdecydujesz się zostawić sprawozdanie na ostatni moment, ryzyko popełnienia błędu jest o wiele wyższe.

3) Zarezerwuj czas na sporządzanie sprawozdania. Pomijając przypadki, kiedy masz jeden czynnik na jednym stanowisku, sprawozdanie najczęściej wymaga kilku, a nawet kilkunastu godzin pracy. Rozłóż je na kilka dni.

4) Jeśli w Twoim zakładzie występuje dużo czynników CMR, zacznij od części szczegółowej sprawozdania i opracuj dane najpierw dla jednego stanowiska. Kiedy będzie gotowe, wypełnij informacje dla drugiego stanowiska, później dla trzeciego i tak dalej. Kiedy opracujesz wszystkie stanowiska, uzupełnij część ogólną.

5) Nie zostawiaj pustych pól. Trzeba odpowiedzieć na każde pytanie i uzupełnić każdą rubrykę sprawozdania. 

6) Ponumeruj strony, zwłaszcza jeśli masz w zakładzie wiele różnych substancji, mieszanin, czynników i procesów, przez co Twoje sprawozdanie liczy kilkadziesiąt (albo nawet kilkaset!) stron.

7) Jeśli po wysłaniu sprawozdania zorientujesz się, że popełniłeś lub popełniłaś w nim błąd, złóż korektę. 

Potrzebujesz pomocy?

Jeśli potrzebujesz poprowadzenia za rękę przez proces sporządzania sprawozdania oraz ogólnie uregulowania zagadnienia stosowania czynników rakotwórczych, mutagennych i reprotoksycznych w zakładzie, zapraszam Cię do mojego kursu “Czynniki rakotwórcze, mutagenne i reprotoksyczne”.