“Robię porządki w dokumentach BHP. Mam dokumentację powypadkową z 2005 roku – 10 lat minęło czy można zutylizować te dokumenty? Czy lepiej oddać do archiwum? Mam także ORZ z 2014 roku i starsze – czy takie dokumenty trzeba przechowywać? Proszę o radę, co lepiej z tymi dokumentami zrobić?” Sprawdźmy więc, co robić z dokumentacją, której nie mamy obowiązku dłużej przechowywać.

Przepisy a przechowywanie dokumentacji BHP

Dla części dokumentów BHP przepisy bardzo precyzyjnie podają czas ich przechowywania. Dla innych – robią to częściowo. Dla jeszcze innych – nie mówią nic. Powoduje to naturalne w tej sytuacji wątpliwości, jak długo przechowywać poszczególne dokumenty. Dodatkowo intuicyjnie czujemy, że część z tych dokumentów może się przydać w jakiejś podbramkowej sytuacji (i słusznie). 

W tym artykule poruszę temat zasad archiwizacji dokumentacji BHP, a w kolejnym napiszę o okresach archiwizacji dokumentów, dla których przepisy przewidziały taki czas. Gdy będzie gotowy, podlinkuję go tutaj.

Procedura archiwizacji dokumentacji BHP

Tam, gdzie przepisy nie wskazują konkretnego czasu archiwizowania dokumentacji BHP, powinien określić to pracodawca. Najlepszym sposobem jest wydanie dokumentu opisującego zasady zarządzania i archiwizacji dokumentacji BHP, np. procedury. Jeśli w zakładzie obowiązuje już taki dokument (np. instrukcja kancelaryjna), to może zostać poszerzony o zakres BHP.

Zasady archiwizacji dokumentacji BHP

We wspomnianej procedurze pracodawca powinien określić, co i w jaki sposób będzie działo się z dokumentacją na poszczególnych etapach.

Czas przechowywania

Pracodawca określa okres przechowywania poszczególnych dokumentów BHP. Kieruje się tutaj przede wszystkim tym, czy taki czas został określony przez przepisy. Jeśli tak, pracodawca może go ewentualnie wydłużyć, ale nie może go skrócić.

Jeśli przepisy nie podają takich informacji, pracodawca może określić to samodzielnie, biorąc pod uwagę rodzaj dokumentu i jego potencjalną przydatność w przyszłości. Przykładowo – raporty z kontroli BHP sprzed 5 lat raczej się nie przydadzą. “Poprzednia” ocena ryzyka zawodowego z kolei może mieć znaczenie np. podczas uznawania choroby zawodowej lub badania wypadku zgłoszonego po latach. 

Czas przechowywania dokumentów BHP może być inny dla wersji papierowej i cyfrowej. Ta druga naturalnie jest wygodniejsza w przechowywaniu, bo nie zajmuje fizycznego miejsca na półkach.

Sposób przechowywania

Pracodawca powinien określić sposób przechowywania i zabezpieczenia dokumentacji BHP. Po blisko dekadzie obowiązywania RODO teoretycznie kwestie te powinny być oczywiste, ale niekoniecznie są. Warto więc wspomnieć, że dokumentacja BHP zawierająca dane osobowe powinna być przechowywana w taki sposób, aby uniemożliwić dostęp do niej osobom nieupoważnionym. 

Proces archiwizacji

Kolejnym ważnym elementem procedury jest proces archiwizacji, czyli co będzie się działo z dokumentacją po wskazanym okresie jej przechowywania.

Pracodawca może podjąć decyzję, że niektóre dokumenty przekaże do zewnętrznego archiwum. W tej sytuacji powinien określić, które dokumenty zostaną tam zamieszczone, kto może je tam kierować, w jaki sposób i w jakiej formie (papierowa / elektroniczna / obie). Dodatkowo należy również ustalić, kto może mieć do nich dostęp i na jakich zasadach.

Zniszczenie dokumentacji

Gdy minie ustalony okres przechowywania dokumentacji BHP, a przepis nie wymaga przekazania jej do konkretnych instytucji, dokumentacja powinna zostać zniszczona. Jednak i tu powinny obowiązywać konkretne zasady tej czynności, czyli kto może ją wykonać i w jaki sposób. Warto też sporządzić dokument zniszczenia, np. protokół.

Uwaga na dokumenty zawierające dane osobowe!

Zniszczenie dokumentacji, zwłaszcza tej zawierającej dane osobowe, wydaje się być nieco kontrintuicyjne. Można pomyśleć, że to wyjątkowo newralgiczne dokumenty, które warto zostawić na wszelki wypadek. Jednak zgodnie z RODO przetwarzać można tylko te dane osobowe, do których mamy podstawę prawną.

Pracodawca może przechowywać dokumentację BHP zawierającą dane osobowe pracowników dłużej tylko wtedy, kiedy wynika to z innych przepisów prawa lub jeśli istnieje uzasadniony interes prawny, np. toczące się postępowanie w sprawie choroby zawodowej czy wypadku przy pracy. Taka podstawa musi jednak być konkretna i udokumentowana, a nie wynikać z samej ostrożności, zapobiegliwości czy przyzwyczajenia.

Co musi być w instrukcji BHP, co może, a co nie? Poznaj ten temat od podszewki w szkoleniu “Instrukcje i procedury BHP w zakładzie”.

Podsumowanie

Przepisy określają zasady przechowywania tylko dla niektórych dokumentów BHP. W pozostałym zakresie musi zrobić to pracodawca. Jeśli w zakładzie istnieje procedura zarządzania dokumentacją, należy sprawdzić, czy uwzględnia też dokumentację BHP. Jeśli nie, można ją włączyć albo opracować oddzielną procedurę zarządzania dokumentacją BHP. 

Jeśli chcesz nauczyć się samodzielnie tworzyć różnego typu instrukcje i procedury BHP – sprawdź szkolenie “Instrukcje i procedury BHP w zakładzie”, w którym pokazuję, co powinna zawierać instrukcja BHP, a co procedura, czym się różnią oraz kto je opracowuje, opiniuje i zatwierdza. 

Należy zwrócić szczególną uwagę na dokumenty zawierające dane osobowe, ponieważ przepisy nakładają tu bardzo jasne ramy przetwarzania tych danych.