Jak długo przechowywać poszczególne dokumenty z zakresu BHP? Czy przepisy coś na ten temat mówią? Co robić, jeśli nie istnieją żadne wytyczne w tym zakresie?

Przepisy a przechowywanie dokumentacji BHP

Przepisy określają czas przechowywania tylko dla niektórych dokumentów z zakresu BHP. Poniżej przedstawiam ich zestawienie. We wszystkich pozostałych przypadkach czas przechowywania musi określić pracodawca. W wielu zakładach to nie jest uregulowane, a powinno, ponieważ nie każdą dokumentację BHP można przechowywać dowolnie długo. Szczegółowo opisałam ten wątek w artykule “Archiwizacja dokumentacji BHP”.

Dokumentacja z badań profilaktycznych i potwierdzenia szkoleń BHP

Wszystkie orzeczenia lekarskie wraz ze skierowaniami przechowuje się w teczce osobowej. Podobnie jak potwierdzenia szkoleń BHP, czyli:

• kartę szkolenia wstępnego w dziedzinie bezpieczeństwa i higieny pracy – potwierdzającą przeprowadzenie szkolenia wstępnego,
• zaświadczenie o ukończeniu szkolenia w dziedzinie bezpieczeństwa i higieny pracy – potwierdzające przeprowadzenie szkolenia okresowego.

Ich czas przetwarzania i archiwizacji określają więc przepisy w sprawie dokumentacji pracowniczej. Przechowywana jest przez czas zatrudnienia, a po rozwiązaniu lub wygaśnięciu stosunku pracy – przez okres 10 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym stosunek pracy się skończył [1].

Ciekawostką jest, że po upływie tego czasu były pracownik ma możliwość odbioru swojej dokumentacji pracowniczej w ciągu miesiąca kalendarzowego następującego po upływie okresu przechowywania dokumentacji. Jeśli pracownik się nie zgłosi, dokumentacja pracownicza zostaje zniszczona w terminie do 12 miesięcy po upływie okresu przeznaczonego na odbiór dokumentacji pracowniczej [2]. Zniszczenie dokumentacji może być przeprowadzone np. z wykorzystaniem niszczarek do dokumentów tajnych albo przekazane do utylizacji przemysłowej. Sposób ten powinien określić pracodawca.

Dokumentacja powypadkowa

Protokół ustalenia okoliczności i przyczyn wypadku przy pracy wraz z pozostałą dokumentacją powypadkową pracodawca przechowuje przez 10 lat [3]. Po upływie tego czasu, ze względu na znajdujące się w tej dokumentacji dane osobowe, pracodawca powinien tę dokumentację zniszczyć według przyjętego sposobu.

Dokumentacja związana ze stosowaniem w zakładzie czynników rakotwórczych, mutagennych i reprotoksycznych

Jeżeli pracodawca stosuje w zakładzie czynniki rakotwórcze, mutagenne lub reprotoksyczne, prowadzi dwa rejestry:

• rejestr prac, których wykonywanie powoduje konieczność pozostawania w kontakcie
  z substancjami chemicznymi, ich mieszaninami, czynnikami lub procesami technologicznymi o działaniu rakotwórczym, mutagennym lub reprotoksycznym
• rejestr pracowników zatrudnionych przy pracach, których wykonywanie powoduje konieczność pozostawania w kontakcie z substancjami chemicznymi, ich mieszaninami, czynnikami lub procesami technologicznymi o działaniu rakotwórczym, mutagennym lub reprotoksycznym.

Sposób prowadzenia tych rejestrów, podobnie jak sporządzania sprawozdania dotyczącego stosowania czynników o działaniu CMR, prezentuję w kursie “Czynniki rakotwórcze, mutagenne i reprotoksyczne”.

Rejestr pracowników wraz z rejestrem prac dotyczący:

• czynników o działaniu rakotwórczym lub mutagennym przechowuje się przez okres 40 lat po ustaniu narażenia na te czynniki;
• substancji reprotoksycznych niebędących jednocześnie czynnikami o działaniu rakotwórczym lub mutagennym przechowuje się przez okres 5 lat po ustaniu narażenia na te substancje.

W przypadku likwidacji zakładu pracy pracodawca przekazuje te rejestry właściwemu państwowemu wojewódzkiemu inspektorowi sanitarnemu, a w przypadku jednostek organizacyjnych podległych Ministrowi Obrony Narodowej lub przez niego nadzorowanych – komendantowi właściwego terytorialnie wojskowego ośrodka medycyny prewencyjnej [4].

Pomiary środowiska pracy

Wyniki badań i pomiarów (sprawozdania) pracodawca przechowuje przez okres 3 lat, licząc od daty ich wykonania [5]. Rejestry oraz karty z kolei przechowuje się przez okres 40 lat, licząc od daty ostatniego wpisu [6]. W przypadku likwidacji zakładu pracodawca niezwłocznie przekazuje rejestry i karty właściwemu państwowemu inspektorowi sanitarnemu [7].

Dokumentacja organizatora szkolenia w dziedzinie BHP

Przepisy nie określają okresu przechowywania dokumentacji ze szkolenia w dziedzinie BHP, czyli: programów szkolenia, dzienników zajęć, protokołów przebiegu egzaminów. W praktyce przyjmuje się więc często, że organizator przechowuje te dokumenty przez okres ważności danego szkolenia.

Okres przechowywania rejestru wydanych zaświadczeń organizator ustala indywidualnie, biorąc pod uwagę zakres danych w rejestrze i swój interes prawny.

Podsumowanie

Czas przechowywania dokumentacji BHP jest częściowo określony przez przepisy. W pozostałych przypadkach musi ustalić go pracodawca. Podobnie jak to, co stanie się z dokumentacją, gdy okres ten upłynie. W wielu zakładach brakuje takich regulacji, przez co dokumentacja niepotrzebnie przechowywana jest latami, a gdy ktoś wreszcie zdecyduje ją usunąć, wyrzuca ją do kosza na śmieci.

Warto zweryfikować, czy w zakładzie zostały ustalone zasady przechowywania, archiwizacji i niszczenia dokumentacji BHP. Może to być określone w dokumentacji kancelaryjnej lub innym dokumencie wewnątrzzakładowym, np. procedurze lub instrukcji. Jeśli takiego dokumentu nie ma, warto go jak najszybciej opracować i wdrożyć. Z uwagi na fakt, że temat wykracza poza przepisy BHP, warto w tym zakresie zasięgnąć opinii zakładowego prawnika.

Jeśli potrzebujesz dowiedzieć się, jak sporządzać instrukcje lub procedury wewnątrzzakładowe dotyczące dowolnego zagadnienia, skorzystaj z mojego szkolenia “Instrukcje i procedury BHP w zakładzie”. Otrzymasz nie tylko omówienie tematu od strony praktycznej, ale też szablon instrukcji i procedury do wykorzystania.