Kto może zostać przedstawicielem pracowników? Jakie powinien mieć kompetencje? Czym się zajmuje w zakładzie? No i w jaki sposób go wybrać? Odpowiedzi znajdziesz w tym artykule.
Kiedy wybierać przedstawiciela pracowników
Zgodnie z art. 23711a Kodeksu pracy [1] pracodawca konsultuje z pracownikami lub ich przedstawicielami wszystkie działania związane z bezpieczeństwem i higieną pracy. Pracowników mogą tutaj reprezentować społeczni inspektorzy pracy lub wybrani przez załogę przedstawiciele pracowników.
Społeczni inspektorzy pracy są wybierani tylko w tych zakładach, w których funkcjonują związki zawodowe. Mogą one swobodnie powstawać w każdym zakładzie, ale nie są obowiązkowe. Jeżeli w jakimś zakładzie nie utworzyły się związki zawodowe, to pracownicy mogą wybrać swoich przedstawicieli, aby służyli oni pracodawcy konsultacjami w wymaganych przepisami kwestiach.
Wybór przedstawicieli pracowników nie jest obowiązkowy, jednak w większych zakładach warto o tym pomyśleć, ponieważ bardzo ułatwia współpracę. Oczywiście nic nie stoi na przeszkodzie, aby przedstawicieli pracowników wybierać również w mniejszych zakładach. Nie ma w tym względzie żadnych ograniczeń.
Kto może być przedstawicielem pracowników
Przedstawicielem pracowników może być każdy. To pracownicy wybierają swoich przedstawicieli, a więc to oni muszą zastanowić się, kogo chcieliby widzieć w tej roli.
Nie ma żadnych przepisów, które określałyby jakiekolwiek wymagania względem tej funkcji. Jedyny wymóg prawny, który można spotkać w przepisach to “posiadanie aktualnego zaświadczenia o ukończeniu szkolenia w zakresie bezpieczeństwa i higieny pracy, zgodnie z przepisami dotyczącymi szkolenia w dziedzinie bezpieczeństwa i higieny pracy”. Taki zapis znajduje się w rozporządzeniu w sprawie ustalania przyczyn i okoliczności wypadków przy pracy [4]. Jednak taki wymóg przepisy stawiają wobec wszystkich pracowników, zatem nie jest to nic wyjątkowego.
Zasady wyborów przedstawiciela pracowników
Pracownicy wybierają swoich przedstawicieli w trybie przyjętym u danego pracodawcy. Jeżeli w jakimś zakładzie nie ma przyjętego trybu wyborów, wówczas pracownicy mogą taki tryb określić, a pracodawca powinien umożliwić jego zorganizowanie i przebieg. Pracodawca nie może samodzielnie ustanowić trybu wyboru przedstawicieli pracowników. Może go ewentualnie zaproponować pracownikom i, po uzyskaniu ich akceptacji, wdrożyć w zakładzie.
Tryb wyborów nie musi być udokumentowany. Jeśli tylko funkcjonuje poprawnie i bezproblemowo, to nie wymaga formalizowania. Nic nie stoi jednak na przeszkodzie, aby przygotować wewnątrzzakładowy dokument, który ureguluje tryb, zasady i przebieg wyborów.
W mojej ocenie warto to zrobić, aby uporządkować to zagadnienie oraz uniknąć ewentualnych wątpliwości, np. w sytuacji, w której przedstawiciel pracowników przebywa na dłuższym zwolnieniu chorobowym, urlopie macierzyńskim lub wychowawczym abo po prostu zwalnia się z pracy.
W procedurze tej można określić istotne szczegóły jak np.: tryb wyboru przedstawiciela, liczbę wybieranych przedstawicieli pracowników, czas trwania kadencji przedstawicieli pracowników itp.
Przebieg wyborów: przykład
Od czasu do czasu jestem pytana o to, jak zorganizować wybory pracowników. Z mojego doświadczenia wynika, że dobrym sposobem jest zorganizowanie pisemnego głosowania. Przebieg takich wyborów może być następujący:
- Zgłoszenie kandydatów w określonym czasie. Funkcja przedstawiciela pracowników to funkcja społeczna, a zatem warto, aby zgłosiły się na nią osoby chętne, gotowe do podjęcia się takiej roli.
- Po upływie czasu na zgłaszanie kandydatów, przygotowuje się karty do głosowania. Wystarczy lista imion i nazwisk kandydatów (można dodać jeszcze nazwy stanowisk, wydziałów itp.). Na kartach warto zawrzeć informację, jak prawidłowo oddać głos.
- Do samych wyborów należy powołać komisję (np. 2-3 osoby), która będzie dysponowała wykazem pracowników, zbierała podpisy głosujących i wydawała karty do głosowania. Członkowie komisji mogą się zmieniać w ciągu dniówki, aby mogli również wykonywać pracę. Jeśli zakład pracuje na 2 lub 3 zmiany, to oczywiście na każdej zmianie musi być inna komisja lub komisje.
- Głosy wrzucane są do urny wyborczej. Może to być dowolny pojemnik. Ważne, aby był odpowiednio duży i zabezpieczony przed otwarciem.
- Po zakończeniu wyborów, komisja otwiera pojemnik i podlicza głosy. Osoba lub osoby, które zebrały najwięcej głosów zostają przedstawicielami pracowników. Wyniki wyborów podaje się do wiadomości pracowników zakładu.
- Komisja sporządza protokół z przebiegu głosowania.
Uwaga: Pamiętaj, że wybór przedstawiciela pracowników powinien odbywać się w trybie przyjętym u danego pracodawcy. Opisany powyżej przykład wynika z mojego doświadczenia zawodowego. Nie jest jedyny słuszny. Można zorganizować wybory również w inny sposób.
Zadania przedstawiciela pracowników
Warto mieć na uwadze, że przedstawiciel pracowników to nie to samo, co społeczny inspektor pracy. Zadania i uprawnienia społecznego inspektora pracy są określone przepisami [2] (TUTAJ znajdziesz mój artykuł na ten temat).
Przedstawiciel pracowników natomiast może brać udział w tych zadaniach, gdzie przepisy prawa wspominają o konsultacji danego zagadnienia pracownikami lub ich przedstawicielami.
Zgodnie z art. 23711a § 1 Kodeksu pracy [1], pracodawca konsultuje z pracownikami lub ich przedstawicielami wszystkie działania związane z bezpieczeństwem i higieną pracy, w szczególności dotyczące:
- w przypadku zmian w organizacji pracy i wyposażeniu stanowisk pracy, wprowadzania nowych procesów technologicznych oraz substancji chemicznych i ich mieszanin, jeżeli mogą one stwarzać zagrożenie dla zdrowia lub życia pracowników,
- ocenę ryzyka zawodowego występującego przy wykonywaniu określonych prac oraz informowania pracowników o tym ryzyku,
- tworzenie służby BHP lub powierzanie wykonywania zadań tej służby innym osobom oraz wyznaczanie pracowników do udzielania pierwszej pomocy, a także wykonywania działań w zakresie zwalczania pożarów i ewakuacji pracowników,
- przydzielanie pracownikom środków ochrony indywidualnej oraz odzieży i obuwia roboczego,
- szkolenia pracowników w dziedzinie bezpieczeństwa i higieny pracy.
Zwróć uwagę, że powyższa lista to tematy, które pracodawca konsultuje “w szczególności”, a więc to nie jest zamknięta lista. Co jeszcze może wykonywać przedstawiciel pracowników?
- Może zostać powołany jako członek komisji BHP.
- Może zostać powołany do zespołu powypadkowego, jeżeli w zakładzie nie istnieje funkcja społecznego inspektora pracy.
- Pracodawca może zasięgnąć opinii przedstawiciela pracowników w zakresie ustalenia stanowisk pracy, na których pracownicy powinni otrzymywać napoje i posiłki profilaktyczne.
- Przedstawiciel pracowników może (choć nie musi) być osobą wyznaczoną przez pracodawcę do przeprowadzania instruktaży ogólnych.
Szczególne uprawnienia
Art. 23711a Kodeksu pracy przewiduje również dwa szczególne uprawnienia dla przedstawicieli pracowników:
- § 2: Pracownicy lub ich przedstawiciele mogą wyjść z własną inicjatywą i przedstawiać pracodawcy wnioski w sprawie eliminacji lub ograniczenia zagrożeń zawodowych.
- § 4: Na umotywowany wniosek pracowników lub ich przedstawicieli dotyczący spraw zagrożenia zdrowia i życia pracowników inspektorzy pracy Państwowej Inspekcji Pracy przeprowadzają kontrole oraz stosują środki prawne przewidziane w przepisach o Państwowej Inspekcji Pracy [3].
Konsultacje w ramach komisji BHP
Jeżeli w zakładzie funkcjonuje komisja BHP, to przepisy pozwalają, aby powyższe konsultacje odbywały się właśnie podczas posiedzeń komisji. Jednocześnie w takiej sytuacji przepis przenosi szczególne uprawnienia wynikające z § 2 i § 4, o których piszę w poprzednim akapicie, na przedstawicieli pracowników będących członkami komisji BHP.
Więcej o pracach komisji BHP dowiesz się
w lekcji #22 Programu “BHP na start”
Zasady organizowania konsultacji
Art. 23711a § 3, § 5, § 6 Kodeksu pracy [1] określają ważne szczegóły organizowania konsultacji z przedstawicielami pracowników:
- Pracodawca zapewnia odpowiednie warunki do przeprowadzenia konsultacji, czyli zapewnia ku temu czas i miejsce.
- Konsultacje muszą odbywać się w godzinach pracy.
- Za czas nieprzepracowany na stanowisku pracy ze względu na udział w konsultacjach, pracownicy zachowują prawo do wynagrodzenia.
- Pracownicy lub ich przedstawiciele nie mogą ponosić jakichkolwiek niekorzystnych dla nich konsekwencji z tytułu działalności związanej z konsultacjami.
Prawo nie oznacza współdecydowania!
Pracodawca owszem konsultuje z pracownikami wyżej wymienione kwestie, ale ostateczną decyzję zawsze podejmuje samodzielnie. To na pracodawcy spoczywa odpowiedzialność za stan bezpieczeństwa i higieny pracy w zakładzie, a zatem to pracodawca ma zawsze ostatnie słowo. Warto więc pamiętać, że przedstawiciele pracowników mają prawo do: konsultowania, podpowiadania, zgłaszania uwag, postulowania i proponowania, ale nie oznacza to prawa do współdecydowania.
Pytania Czytelników
Pytanie: “Czy przedstawiciela pracowników może wybrać pracodawca?”
Odpowiedź: Nie. Przedstawiciel pracowników musi być wybrany przez załogę i poza umożliwieniem przeprowadzenia procesu wyborów w zakładzie pracodawca nie powinien brać w nim udziału.
Pytanie: “Czy przedstawiciel pracowników to powinna być osoba najstarsza stażem w zakładzie?”
Odpowiedź: Przedstawicielem pracowników jest osoba wybrana przez załogę w trybie przyjętym u danego pracodawcy. Jeśli tak sobie życzą pracownicy, to może to być osoba najstarsza stażem, ale nie musi. Decyzja należy do pracowników.
Pytanie: “Czy przedstawiciel pracowników powinien mieć dodatek do pensji?”
Odpowiedź: Przedstawiciel pracowników to funkcja społeczna. Przepisy nie regulują kwestii dodatku do wynagrodzenia. Takich zapisów trzeba ewentualnie poszukać w zakładowym regulaminie wynagrodzenia.
Pytanie: “Przedstawicielem pracowników może być dowolna osoba. Powiedzmy, że wybiorą kogoś, kto nie zna się na przepisach BHP. Pracując razem w zespole powypadkowym, ta osoba może wymagać jakichś absurdalnych zapisów albo blokować prace przez swój brak wiedzy o wypadkach. Co wtedy?”
Odpowiedź: Po pierwsze, nie powinno być w zakładzie sytuacji, w której ktoś nie zna się na przepisach BHP. Zgodnie z Kodeksem pracy, obowiązkiem pracodawcy jest zapewnienie pracownikom regularnych szkoleń w dziedzinie BHP, a obowiązkiem pracowników jest brać w nich udział [1]. Warto więc położyć nacisk na dobrej jakości szkolenia w dziedzinie BHP, bo to pozwoli mieć pewność, że pracownicy są odpowiednio przeszkoleni i świadomi tematyki bezpieczeństwa i higieny pracy.
Po drugie, wybór przedstawiciela pracowników należy do załogi. Oczywiście byłoby świetnie, gdyby zdecydowali się na wybór osoby mądrej, świadomej, wyważonej itp. Jednak jeśli wybór padnie na osoby o innych cechach, nic nie da się na to poradzić.
Po trzecie, pytający porusza kwestię pracy przedstawiciela pracowników w ramach zespołu powypadkowego. Zawsze można skierować przedstawiciela pracowników na jakieś dodatkowe szkolenie z zakresu wypadków przy pracy, gdzie pozna ten temat szerzej. Nie jest to obowiązkowe, ale można to rozważyć. Więcej o pracach zespołu powypadkowego napisałam TUTAJ.
Pytanie: “Ilu powinno być przedstawicieli pracowników? Czy jakieś przepisy o tym mówią? Czy przelicza się to w jakiś sposób na liczbę zatrudnionych?”
Odpowiedź: Przepisy nie mówią o takich szczegółach. Ze względów praktycznych warto jednak, aby była to więcej niż jedna osoba. Wówczas nie będzie problemu, gdy jeden przedstawiciel będzie przebywał na zwolnieniu chorobowym albo na urlopie, a w zakładzie zaistnieje np. wypadek, na którego zbadanie jest przewidziane przepisami 14 dni.
Pytanie: “Czy przedstawicielem pracowników może być osoba kierująca pracownikami?”
Odpowiedź: Przepisy nic na ten temat nie mówią, a więc nie ma takiego ograniczenia. Osoba kierująca pracownikami może więc zostać przedstawicielem pracowników pod warunkiem, że zostanie wybrana przez załogę.
Podsumowanie
Pracodawca ma obowiązek konsultowania z pracownikami wszystkich działań związanych z bezpieczeństwem i higieną pracy. Przedstawiciele pracowników muszą być wybrani przez załogę w trybie przyjętym u danego pracodawcy. Mają możliwość konsultowania, zgłaszania uwag, składania wniosków, ale nie współdecydowania, bo ta czynność zawsze należy ostatecznie do pracodawcy. Ze względów organizacyjnych przedstawicieli pracowników warto wybrać minimum dwóch.
Więcej przepisów prawnych z zakresu BHP znajdziesz tutaj: Baza aktów prawnych BHP od podszewki
Kurs “WPP od podszewki” jest stale dostępny!
Czy przedstawicielem pracowników może być osoba na umowę prawa cywilnego (kontrakt, zlecenie itd.)?
Kamilu,
nie może tak być, ponieważ według definicji wynikającej a art. 2 Kodeksu pracy – pracownikiem jest osoba zatrudniona na podstawie umowy o pracę, powołania, wyboru, mianowania lub spółdzielczej umowy o pracę. Osoba zatrudniona np. na podstawie umowy zlecenia jest zleceniobiorcą, a nie pracownikiem.
Czy można odmówić bycia przedstawicielem załogi? Pracownik wybrany w drodze głosowania nie chce zostać przedstawicielem, drugi z kolei z najwyższą liczbą głosów również mówi, że nie chce dodatkowych obowiązków…
Aniu, przedstawiciel pracowników powinien wyrazić chęć wzięcia udziału w wyborach. Trudno pominąć ten element i wybrać przedstawiciela, który nie wykazał zainteresowania tą funkcją. To rola wymagająca dużej aktywności i zaangażowania, więc jeśli ktoś nie chce być przedstawicielem, to wybór takiej osoby mija się z celem.
Dziękuję za odpowiedź. Będziemy mieć duży problem, ponieważ nie ma chętnych. Pracownicy boją się odpowiedzialności, a powinniśmy wybrać przynajmniej 2 osoby (zatrudniamy 50 osób).
Niechęć pracowników wynika najprawdopodobniej z niewiedzy. Warto zrobić jakieś spotkanie z pracownikami i przybliżyć im rolę przedstawiciela załogi. Kiedy zrozumieją, na czym polega ta funkcja, może ich postawa się zmieni.
Czy “tryb przyjęty u danego pracodawcy” może być to słowny wybór pracowników, nigdzie nie zapisany, a zapisane tylko zarządzenie kto i na jakiej podstawie został wybrany do pełnienia funkcji przedstawiciela pracowników?
Eryko, zarządzenie to na ogół czynność jednostronna pracodawcy. Wybór przedstawiciela musi być dokonany przez załogę. Zarządzenie może nie być dobrym wyborem, ponieważ może to wiązać się z próbą kwestionowania wyboru przedstawiciela. Jeśli zakład z jakiegoś powodu chce szybkich wyborów, proponowałabym powołanie komisji (np. 5 osób z różnych działów), zrobienie głosowania (np. przez podniesienie ręki) na jakimś zebraniu i na tej podstawie spisanie protokołu i powołanie przedstawiciela. To jest “bezpieczniejsze” rozwiązanie.
Jestem przedstawicielem załogi od 26 lat,jak dobrze pójdzie to następnym roku idę na emeryturę.Mam pytanie czy przedstawiciel załogi dostanie odprawę emerytalną półroczną,czy 3-miesięczną
Proszę skierować pytanie do działu kadr w swoim zakładzie.
Czy jest możliwość odwołania przedstawiciela pracowników, jeżeli Regulamin Wyborczy Zakładu tego nie określił? Jeżeli tak to, jakie przepisy prawa to określają i jak to zrobić??
Basiu, niestety przepisy nie regulują tej kwestii. Tryb wyboru, a także odwołania powinien być określony w źródłach prawa wewnątrzzakładowego. Jeśli takich zapisów nie ma, to jedyna możliwość odwołania przedstawiciela pracowników to wyrażenie takiej woli przez załogę.
Czy można podważyć decyzje przedstawiciela pracowników który w imieniu pracowników zrzekł się świadczeń socjalnych bez konsultacji z pracownikami ? ( generalnie pracownicy nie wybierali przedstawiciela- tylko pracodawca ,nie ma regulaminu wewnętrznego co do kadencji , wyboru , głosowania po prostu nic ,nowi pracownicy nie maja prawa wyboru i temat jest nie wygodny, zamiatany pod dywan od 15 lat / jest to wygodne finansowo dla pracodawcy ) .
Jeśli nowy pracownik nie wybrał przedstawiciela ( a pracuje rok ) po ilu latach będzie miał prawo do tego ?
Czy taka rezygnacja jest zrobiona prawnie ze świadczeń socjalnych ?
Ciepłe posiłki nie są zapewniane, przełożony mówi że tak jest i będzie dalej ?
Czy po rozwiązaniu umowy można wystąpić o wypłatę odszkodowania za brak posiłków lub braku ekwiwalentu finansowego za te posiłki ?
Przedstawiciel pracowników działa w imieniu pracowników. Jeśli wypowiedział się w imieniu pracowników, to dla pracodawcy jest to jednoznaczne z opinią całej załogi. Jeśli pracownicy nie zgadzają się z działaniem przedstawiciela, to należy postąpić zgodnie z regulaminem określającym zasady wyboru i działania przedstawiciela.
Mam takie pytanie – pracodawca wysłał informację o zgłaszaniu pracowników 28.03 ok. godziny 12 a czas na zgłoszenia tylko do godziny 17 tego samego dnia. Czy jest to zgodne z prawem? Nadmienię, że część pracowników pracuje na zmiany 7 dni w tygodniu, co oznacza, że np mają nocne zmiany (od 22 do 6) lub po prostu to jest dzień wolny od pracy. Więc automatycznie Ci pracownicy nie mogą nikogo zgłosić czy też głosować.
Rzeczywiście 5 godzin na zgłoszenie kandydatów to stanowczo zbyt krótki czas.