Praca w służbie BHP to mnóstwo zadań. Ciągłe kontrole, spotkania, odbiory, wypadki, przeglądy, projekty, aktualizacje, konsultacje, wnioski… Przy tak ogromnej i różnorodnej liczbie zadań, planowanie pracy w BHP to podstawa.

Korzystałam z różnych kalendarzy i planerów, ale i tak zazwyczaj robiłam listę zadań na kartce. We wszelkich kalendarzach brakowało mi możliwości planowania tygodniowego, jak również miejsca na planowanie projektów. Z czasem zaczęłam tworzyć własne szablony, dostosowane do wymagań pracy w służbie BHP. Takie narzędzia pozwalały mi o wiele lepiej planować, a co za tym idzie skuteczniej realizować moje zadania.

W BHP zdarza się również sporo sytuacji, których nie da się zaplanować, np. wypadki. Jednak nawet w takich sytuacjach, lepiej jest mieć plan, niż go nie mieć. Lepiej jest wiedzieć czego się nie zrobiło, albo odłożyło w czasie, niż działać w totalnym chaosie.

Internet jest pełen planerów, organizerów i kalendarzy. Coraz więcej jest też aplikacji do planowania. Każdy może wybrać coś dla siebie i dopasować do swoich potrzeb i trybu życia. W tym artykule chcę podzielić się z Tobą moimi sposobami na planowanie.

Kiedy pracowałam na etacie w służbie BHP, moje działania planowałam w czterech zakresach:

• roczne,
• miesięczne,
• tygodniowe,
• dzienne.

Teraz, prowadząc swoją firmę, planuję jeszcze kwartalnie. To pozwala mi działać skutecznie i efektywnie. Warto wdrożyć takie planowanie u siebie.

Planowanie roczne

Planowanie roczne służyło mi przede wszystkim po to, żebym mogła sobie rozplanować moje cele, główne zadania wyznaczone mi przez przełożonego oraz stałe punkty w roku. Planując rok, wiedziałam, że w styczniu będę robiła wszelkie sprawozdania, a w październiku będę miała audyt systemowy. Wiedziałam też, że w sierpniu, podczas przerwy urlopowej pracowników produkcji, będę miała więcej czasu na pracę “papierową”.

Poza tym, planując rok, doskonale wiedziałam kiedy będą długie weekendy i jak je w pełni wykorzystać. Gdy inni budzili się na dwa tygodnie przed faktem, ja miałam już podpisany urlop i zero stresu, że mój plan “Weź 3 dni urlopu, zyskaj 9 dni wolnego” np. podczas niektórych majówek, mógłby nie wypalić. Szczegóły takiego planowania opisałam w tym artykule:

Planowanie miesięczne

Miesiąc to niby dużo, ale tak naprawdę mało czasu. Zważywszy na to, że niemal 1/3 miesiąca mamy wolną (weekendy, różnego typu dni wolne), na pracę masz “zaledwie” ok. 20 dni. Kiedy zaplanujesz miesiąc, wiesz dokładnie co musisz zrobić. Nawet jeżeli coś się przesunie, to Ci nie umknie. Planując swoją pracę jedynie w ujęciu dziennym, zadania potrafią zaginąć w czasoprzestrzeni. W ferworze codziennej walki, naprawdę łatwo przeoczyć coś ważnego. Mając plan miesiąca, wystarczy do niego zerkać planując dany dzień i już zadanie Ci nie umknie.

Planowanie tygodniowe

Planowanie tygodniowe jest bardzo fajne, kiedy pracujesz nad projektem albo zadaniem, które wymaga dłuższego czasu na realizację. Dzięki takiemu podejściu, rezerwujesz każdego tygodnia czas na dany projekt bądź zadanie, co nie pozwoli Ci się rozproszyć. Bardzo fajnie też będziesz widzieć postępy swojej pracy.

Planowanie dzienne

Bez tego ani rusz. Praca w służbie BHP, szczególnie w dużej firmie, to miliony projektów, spotkań, działań, zadań, raportów, zgłoszeń itp. Bez kartki i długopisu po prostu się nie da funkcjonować w tym wszystkim. Mając dobry plan, praca jest po prostu skuteczniejsza, a głowa spokojna. Bez stresu, że się o czymś zapomni czy spóźni na spotkanie.

Planowanie w praktyce

Poniżej przedstawię Ci moje sposoby planowania pracy. Tak planowałam kiedy pracowałam na etacie w służbie BHP, tak też planuję teraz, kiedy prowadzę własną firmę.

1. Plan roczny przygotowuję sobie w grudniu.

• Jest to taki fundament do moich dalszych działań. Określam sobie co bym chciała zrealizować oraz wpisuję do planu rocznego te zadania, które już wiem kiedy się odbędą.
• Zawsze staram się też pomyśleć kiedy chciałabym mieć wolne. Zauważyłam, że jeśli to uwzględniam, to rzeczywiście tak jest. Kiedyś nie planowałam urlopu i zawsze szłam na niego w przypadkowym czasie.
• W planie rocznym uwzględniam też moje cele roczne oraz czas na ich wdrażanie.
• Kiedy pracowałam etatowo, przygotowanie planu rocznego zajmowało mi niewiele czasu. Wystarczyło mi na to około 60 minut. O wiele więcej czasu zajmuje mi to teraz, kiedy prowadzę własną firmę. Trwa to kilka, a nawet kilkanaście dni.

2. Około 25 dnia miesiąca, zabieram się za planowanie kolejnego miesiąca.

• Plan miesiąca to dla mnie takie rusztowanie co będę robiła w danym miesiącu i na czym muszę się skupić. Np. styczeń to zawsze miesiąc raportów, analiz i podsumowań. Stąd wiem, że na te zadania, muszę poświęcić więcej czasu.
• Planując miesiąc, wpisuję sobie również wszelkie wydarzenia powtarzalne, np. comiesięczne spotkania. Dzięki temu, planując tydzień i dzień, wiem ile czasu wcześniej muszę się do tych spotkań przygotować.
• Zawsze też starałam się jak najwięcej zrobić do ok. 25 dnia miesiąca, aby później mieć lżej. Dzięki temu, byłam też przez to spokojniejsza, że wyrobię się z zadaniami do końca miesiąca.

3. W każdy piątek, przygotowuję sobie plan tygodnia.

• To moje ramy pracy na kolejne 5 dni.
• Patrzę sobie na plan miesiąca i decyduję które działania muszę zrobić w pierwszej kolejności albo które zajmą mi najwięcej czasu.
• W planie tygodnia zawsze wpisuję wszelkie cotygodniowe zadania i rezerwuję też sobie czas na ich wykonanie.
• Staram się, aby piątek był luźniejszy. Jeżeli nie wyrobiłam się z zadaniami z tygodnia, w piątek miałam czas, aby je ukończyć. A jeżeli się wyrobiłam, to… miałam luźniejszy piątek. 
• Dzięki planowaniu kolejnego tygodnia już w piątek, w weekend mogłam naprawdę wypocząć i nie martwić się, że zapomnę o ważnych zadaniach na kolejny tydzień.

4. Każdego dnia przed końcem pracy, sporządzałam sobie plan na następny dzień.

• Nigdy nie zostawiam tego punktu na kolejny dzień! Dzięki temu, mam wolną głowę popołudniami, bo nie musiałam pamiętać o zadaniach na następny dzień.
• W moim planie dnia zawsze zaznaczałam w firmowym kalendarzu elektronicznym (np. w Outlooku) czas na pracę własną wymagającą skupienia. U mnie było to zazwyczaj między 10 a 12. Jeśli ktoś chciał zorganizować w tym czasie spotkanie ze mną, zwyczajnie nie mógł tego zrobić, bo widział w moim kalendarzu, że jestem w tym czasie zajęta. Dzięki temu, niemal zawsze w ciągu dnia udawało mi się wykonać większą pracę w nieprzerwanym kawałku czasu i widzieć efekty.

Zasada jest prosta: Im mniejszy odcinek czasu planujemy, tym bardziej szczegółowo rozpisujemy dane zagadnienie. Powiedzmy, że chcemy zaplanować aktualizację oceny ryzyka zawodowego.

• W planie rocznym, wpisujemy “Aktualizacja ORZ” np. na kwiecień.
• W planie miesięcznym kwietnia, wpisujemy np.: I tydzień – stanowiska produkcyjne, II tydzień – stanowiska w magazynie, III tydzień – jakość i utrzymanie ruchu, IV tydzień – pozostałe.
• W planie tygodniowym rozpisujemy już poszczególne czynności, np. codziennie po 5 konkretnych stanowisk z danego działu, który określiliśmy na dany tydzień.
• W planie dziennym rozpisujemy już bardziej konkretnie które stanowisko i najważniejsze punkty do przeanalizowania. Ustalamy też w których godzinach i z kim będziemy pracować nad tą aktualizacją.

Przechowywanie 

Aby mieć łatwy dostęp do moich planerów, trzymałam je wszystkie w jednym miejscu. U mnie najlepiej sprawdził się skoroszyt do planów rocznych, kwartalnych i miesięcznych, a także do wszelkich arkuszy do organizacji powtarzalnych zadań. Plan tygodnia i dnia z kolei trzymam na desce biurowej z klipsem. Możliwości jest jednak o wiele więcej, np. segregatory, teczki, ofertówki, podkładki biurowe, a nawet zwykłe koszulki.

Organizacja pracy w BHP

Powyżej przedstawiłam Ci najważniejsze zasady planowania i osadzania zadań w czasie. Ale wiele tematów, wymaga również odpowiedniej organizacji. Ile razy próbowałeś doszukać się szczegółów projektu, do którego powracasz po kilkutygodniowej przerwie? Albo ile razy zdarzyło Ci się zapomnieć o cotygodniowych drobnych obowiązkach? Takie działania, jeśli je dobrze zorganizować, nie będą umykać.

• Im więcej rzeczy przerzucisz z głowy na kartkę, tym będziesz spokojniejszy. Poczucie, że w głowie masz wieczny kocił “co to ja jeszcze miałem zrobić” jest bardzo stresujące.
• Wystarczy każdego dnia, tygodnia, miesiąca spojrzeć na swoje plany i już wiesz co musisz zrobić, żeby osiągnąć swoje cele.
• Planowanie i organizowanie pracy są dla Ciebie, a nie Ty dla nich. Nawet jeżeli coś się zmieni, to nie zaburzy Ci całej pracy.

Co warto organizować w BHP?

Cele

Każdy z nas, pracując w służbie BHP, ma do zrealizowania określone cele roczne. Czasami są one z góry narzucone przez szefa, czasami mamy ten przywilej, że możemy zaproponować je sami. Niezależnie od tego kto je ustalił, cele trzeba odpowiednio dopracować, żeby skutecznie, a następnie konsekwentnie je zrealizować.

Warto od razu przygotować sobie listę zadań, które musimy wykonać, aby nasz cel osiągnąć. Koniecznie trzeba je też od razu osadzić w czasie, aby nie dopuścić do sytuacji, kiedy w listopadzie budzimy się z przerażeniem, że za chwilę koniec roku, a my nie mamy nic zrobione w zakresie naszych celów.

Projekty

Wiele naszych zadań to złożone projekty. Warto jest stworzyć sobie kartę projektu, w której wypunktujesz najważniejsze informacje. Wystarczy jedno spojrzenie na taką kartę i będziesz wiedzieć na jakim etapie jest jego realizacja, bez wertowania sterty dokumentów albo otwierania kilkudziesięciu plików w komputerze.

Przygotowanie do szkolenia BHP

Przeprowadzenie dobrego szkolenia BHP wymaga przygotowania i zaangażowania. Często wymaga również przygotowania sprzętu czy materiałów dydaktycznych. Warto więc sobie zorganizować plan takiego szkolenia, aby nic co ważne Ci nie umknęło, a problemy techniczne nie posypały Twojego szkolenia.

Zadania codzienne i cotygodniowe

Warto zgromadzić wszystkie powtarzalne zadania w jednym miejscu. Dzięki temu, możesz sobie w każdej chwili przypomnieć co masz do wykonania i hurtem wykonać te wszystkie rzeczy. Oszczędzasz mnóstwo czasu i nie musisz pamiętać o każdym drobiazgu.

Plan rozwoju zawodowego

W wielu zakładach taki plan jest układany dla pracowników. Ja jednak zachęcam Cię do ułożenia sobie własnego. Nie czekaj aż pracodawca skieruje Cię na szkolenie albo kupi Ci jakiś podręcznik albo dostęp do portalu. Pamiętaj, że Twój rozwój zawodowy, to Twoja inwestycja. To Ty musisz o nią zadbać, bo to Twoje jedyne narzędzie pracy. Nie oddawaj tego aspektu w obce ręce. Nie polegaj na kimś. Działaj i rozwijaj się samodzielnie. To Ci zawsze zaprocentuje.

W czym planować

Możesz oczywiście skorzystać z dowolnego narzędzia do planowania. Niektórym w zupełności wystarcza kalendarz firmowy, inni wolą planować tylko w aplikacjach elektronicznych. Wybór planerów dostępnych na rynku jest ogromny i z pewnością każdy znajdzie coś dla siebie. Jeśli jednak dotychczas nie znalazłeś idealnego narzędzia dla siebie, zapoznaj się z moim pakietem do planowania i organizowania pracy w BHP.

Zestaw arkuszy do planowania pracy w BHP

Jeżeli nie masz pomysłu na to jak samodzielnie zorganizować swoja pracę, zachęcam Cię do skorzystania z mojego zestawu 32 arkuszy do planowania. Dzięki nim:

→ Dokładnie rozplanujesz swoją pracę.

→ O niczym nie zapomnisz.

→ Będziesz spokojny, bo nie będziesz cały czas myśleć co jeszcze musisz zrobić.

→ Nawet jeśli wydarzy się coś nieplanowanego, nie zaburzy Ci to całej pracy.

→ Twoje działania będą skuteczniejsze, bo zawsze będziesz wiedzieć co konkretnie masz do zrobienia.

→ Nie będziesz mieć poczucia przytłoczenia obowiązkami.

→ Unikniesz chaosu i bałaganu w papierach i w głowie.

→ Zyskasz więcej pewności i konsekwencji w działaniu.

→ Otrzymasz gotowe do zastosowania arkusze. Wystarczy wydrukować i wypełnić, a później już tylko korzystać.

→ Arkusze możesz wykorzystywać wielokrotnie.

Planery przydadzą Ci się jeśli:

• Lubisz planować i chcesz skorzystać z arkuszy dostosowanych do pracy w służbie BHP.
• Dotychczas nie planowałeś swojej pracy, ale czujesz, że powinieneś zacząć to robić.
• Nie lubisz planować, ale chcesz się tego nauczyć.
• Jesteś początkującym pracownikiem służby BHP i nie za bardzo jeszcze ogarniasz wszystkie tematy i obowiązki.
• Pracujesz w dużej firmie, masz mnóstwo obowiązków i chcesz je wreszcie poukładać.
• Wypróbowałeś już sporo różnych aplikacji do planowania i żadne nie spełniły Twoich oczekiwań.
• Wszelkie gotowe kalendarze i organizery nie spełniają Twoich wymagań.
• Lubisz planować na papierze.
• Lubisz arkusze i planery do samodzielnego wydruku.

W zestawie znajdziesz:

• Planer dzienny – 3 wersje – 3 arkusze
• Organizacja dnia – 1 arkusz
• Planer tygodniowy od poniedziałku do piątku – 2 wersje – 2 arkusze
• Planer tygodniowy od poniedziałku do niedzieli – 2 wersje – 2 arkusze
• Planer miesięczny – 1 arkusz
• Arkusz do burzy mózgów – 1 arkusz
• Arkusz do notatek metodą Cornella – 1 arkusz
• Harmonogram kontroli BHP – 1 arkusz
• Arkusz kontroli BHP – 1 arkusz
• Plan działań po kontroli BHP – 1 arkusz
• Arkusz przedstawienia pracodawcy rozwiązań w zakresie BHP – 1 arkusz
• Plan analizy stanu BHP – 1 arkusz
• Plan działania – 1 arkusz
• Plan prezentacji – 1 arkusz
• Plan projektu – 2 wersje – 2 arkusze
• Etapy realizacji projektu – 1 arkusz
• Tracker projektów – 1 arkusz
• Moje cele – 1 arkusz
• Plan rozwoju zawodowego – 1 arkusz
• Przygotowanie do oceny rocznej – 1 arkusz
• Przygotowanie do szkolenia BHP – 1 arkusz
• Raport miesięczny – 2 wersje – 2 arkusze
• Roczny plan pomiarów środowiska pracy – 1 arkusz
• Zadania codzienne i cotygodniowe – 2 wersje – 2 arkusze
• Zmiany do wprowadzenia – 1 arkusz
• PDF – jak korzystać z arkuszy