Dzisiejszy wpis to kolejna odpowiedź na pozostawione w ankiecie zagadnienie. Powiem Wam dzisiaj jak napisać dobrą procedurę i podzielę się moim wzorem procedury 🙂
Marta napisała: “Nie wiem od czego zacząć, jak pisać procedurę aby wszyscy pracownicy dobrze zrozumieli zamysł, co jest ważne a co mniej.”
Co powinna zawierać dobra procedura
Przede wszystkim, należy odpowiedzieć sobie na 2 podstawowe pytania:
- dla kogo jest procedura?
- jakie informacje chcę przekazać w tej procedurze?
Pamiętaj, że to co piszesz musi być dostosowane do odbiorców. Innymi słowami piszesz pracę magisterską, a innymi słowami instrukcję, która w zrozumiały i przejrzysty sposób będzie określała porządek i obowiązki w konkretnej dziedzinie.
Jakie elementy procedura musi koniecznie zawierać
1. Cel procedury – precyzyjnie określ co to za procedura i jaki cel ma spełnić
2. Zakres stosowania – czyli w jakich działach i obszarach będzie stosowana, komu ma służyć i kto ma jej przestrzegać
3. Odpowiedzialność – kto i za co odpowiada
4. Terminologia – wyjaśnij wszelkie pojęcia, które mogą być niezrozumiałe
5. Sposób postępowania – opisz krok po kroku jak ma dany temat przebiegać
6. Dokumenty związane – wypunktuj wszelkie inne dokumenty wewnątrzzakładowe, które mogą być powiązane tematycznie z daną procedurą
7. Załączniki – podaj wszelkie załączniki, z pomocą których procedura będzie realizowana, np. formularze, tabele wyników itp.
Czego nie warto wpisywać do procedur
- Informacji nic nie wnoszących
- Informacji, które mogą wprowadzać w błąd lub powodować niezrozumienie treści
- Powielać informacji zawartych w innych procedurach i dokumentach wewnątrzzakładowych
- Przepisywać fragmentów aktów prawnych
- Opisywać rzeczy oczywistych
Szczegółowe omówienie tematu + szablon procedury
Cześć, mam problem jeżeli chodzi o procedury. Mianowicie zatrudniłam się w zakładzie, gdzie wcześniej bhp prowadziła Pani z firmy zewnętrznej. Przetrzepałam wszystkie dokumenty i nawet nie będę Ci pisać jak bardzo to wszystko jest nieaktualne.. No więc biorę się za aktualizacje (a właściwie to bhp w tej firmie tworzę od podstaw..) ale, wcześniejsza Pani nie pisała żadnych procedur a Zarządzenia. Bo jak ona twierdziła: jak jest zarządzenie to po co procedura? I że procedury to sobie w wielkich korporacjach mogę pisać.. I teraz nie wiem.. Aktualizować tylko te zarządzenia? Czy dodatkowo pisać te procedury? Czy może pisać tylko procedury? Moim zdaniem zarządzenie a procedura to co innego, zarządzenie to moim zdaniem nic innego jak kopiuj wklej z rozporządzeń i ok bo wtedy pracodawca, który się nie zna i chce jedynie by było dobrze i bezpiecznie ma skrót przepisów. Znowu procedury to taka przejrzysta instrukcja dla tych którzy mają za zadanie… Czytaj więcej »
Cześć Martyno. Zgadzam się z Tobą, że procedury to coś innego, choć oba mają rangę przepisów wewnątrzzakładowych. Procedura porządkuje szczegółowo postępowanie z jakimś zagadnieniem (np. zgłaszaniem wypadków i zdarzeń potencjalnie wypadkowych, gospodarowanie produktami chemicznymi), a zarządzenia są lepsze do krótkich komunikatów pracodawcy (np. czasowe ograniczenie prędkości wózków, obowiązek dezynfekcji dłoni podczas epidemii itp.). Według mnie, warto przeprojektować ten system.