Ile powinien wynosić ekwiwalent za pranie odzieży roboczej? W jakich sytuacjach może być wypłacany? I jak go policzyć? Wszystkie odpowiedzi znajdziesz w tym artykule!

Odzież robocza

Dla porządku warto zacząć od przypomnienia sobie, co to jest odzież robocza. Jest to odzież, którą nieodpłatnie zapewnia pracownikowi pracodawca w następujących sytuacjach:

• jeżeli odzież własna pracownika może ulec zniszczeniu lub znacznemu zabrudzeniu;
• ze względu na wymagania technologiczne, sanitarne lub bezpieczeństwa i higieny pracy.

Odzież robocza musi spełniać wymagania określone w Polskich Normach [1].

Pranie odzieży roboczej

Obowiązek prania odzieży roboczej spoczywa na pracodawcy. W przypadku, gdy pracodawca nie jest w stanie zapewnić prania odzieży, Kodeks pracy dopuszcza sytuację, w której pracownik może sam prać odzież. Pracodawca ma wtedy obowiązek wypłacać pracownikowi ekwiwalent pieniężny w wysokości kosztów poniesionych przez pracownika [2].

To rozwiązanie nie dotyczy jednak przypadków, kiedy odzież w wyniku stosowania w procesie pracy, uległa skażeniu środkami chemicznymi lub promieniotwórczymi albo materiałami biologicznie zakaźnymi. Wówczas pracodawca nie może powierzyć prania pracownikowi [3].

Co uwzględnić ustalając ekwiwalent

Ustalając kwotę ekwiwalentu należy wziąć pod uwagę wszystkie zmienne:

• koszty mediów: wody, ścieków, energii elektrycznej, 
• koszty środków piorących,
• rodzaj zabrudzeń,
• rodzaj i ilość odzieży,
• uwzględnienie czy pracownik pierze samodzielnie, czy korzysta z pralni.

Ustaloną stawkę należy przemnożyć dla każdego pracownika indywidualnie przez częstotliwość prania.

Za chwilę pokażę Ci, jak konkretnie policzyć ekwiwalent. Najpierw jednak chciałabym poruszyć ważną rzecz, która często stanowi przedmiot nieprawidłowości i może wiązać się z konsekwencjami dla pracodawcy.

Wyliczanie ekwiwalentu musi być rzetelne

Warto wiedzieć, że wszelkie świadczenia związane z BHP, w tym wypłata ekwiwalentu za pranie odzieży roboczej, nie podlegają opodatkowaniu. Nie są też wliczane do podstawy, z której oblicza się składki na ubezpieczenia społeczne.

Z tego właśnie powodu, muszą one być rzetelnie policzone, najlepiej dla każdego pracownika indywidualnie (za moment rozwinę ten wątek). Ustalanie ekwiwalentu “na oko”, bez konkretnych danych, może wiązać się z pociągnięciem pracodawcy do odpowiedzialności. 

Zwracanie uwagi na tę kwestię rozpoczęło się około 2014 roku, kiedy to Zakład Ubezpieczeń Społecznych w Gdańsku wydał decyzję nr 62 z 3.03.2014 r. (DI/100000/43/57/2014).

Kluczowe są w niej dwa fragmenty:

“Poniesiony przez pracodawcę koszt związany z przekazaniem pracownikowi środków pieniężnych z przeznaczeniem na pranie odzieży roboczej musi spełniać wymogi ekwiwalentu pieniężnego, a więc odpowiadać rzeczywistej wartości kosztów poniesionych przez pracownika w związku z praniem tej odzieży.”

oraz:

“Wymóg ekwiwalentu pieniężnego nie będzie spełniony w sytuacji gdy pracodawca zapewnia każdemu z pracowników tę samą stałą wartość pieniężną z przeznaczeniem na pranie przez nich odzieży roboczej oraz odzieży prywatnej wykorzystywanej przy wykonywaniu obowiązków pracowniczych. Wypłacone w ten sposób środki pieniężne przybiorą postać ryczałtu pieniężnego i nie zmienia tego okoliczność ustalenia jego w różnej wysokości w zależności od rodzaju pracy wykonywanej przez danego pracownika jako pracownika fizycznego, bądź pracownika umysłowego.”

Ekwiwalent nie może być ryczałtem

Różnica pomiędzy tymi dwoma pojęciami jest taka, że ekwiwalent odpowiada rzeczywistym wydatkom poniesionym przez pracownika. Ryczałt to jedna stawka ustalona dla wszystkich. Jeżeli pracodawca rozlicza koszty w postaci ryczałtu, może się to wiązać z brakiem możliwości zwolnienia tej kwoty z podatku i oskładkowania ZUS.

Chcę mocno podkreślić, że chodzi o sytuację, w której wypłacana jest taka sama kwota dla wszystkich pracowników (np. 100 zł miesięcznie), bez uwzględnienia rzeczywistych potrzeb prania. W sytuacji, w której pracodawca różnicuje stawkę w zależności od liczby prań, sprawa na ogół nie budzi zastrzeżeń.

Jak policzyć ekwiwalent

Aby policzyć ekwiwalent, trzeba zsumować wszystkie zmienne w odniesieniu do jednego cyklu prania. Sposób liczenia przedstawię na przykładzie popularnej pralki Bosch WAN20040PL.

Deklarowane przez producenta dane dotyczące zużycia mediów znajdziemy zawsze na stronie producenta w sekcji “specyfikacja urządzenia”, “wydajność i zużycie” lub w instrukcji obsługi. Poniżej zamieszczam zrzut z zaznaczeniem, co nas interesuje. Analogicznie możesz sprawdzić te dane dla innych modeli lub producentów pralek.

Energia elektryczna

Na podstawie powyższych informacji wiemy, że zużycie energii w programie bawełna 60°C wynosi: 0,88 kWh przy pełnym załadunku i 0,7 kWh przy częściowym załadunku. Odzież roboczą raczej pierze się oddzielnie, więc weźmy pod uwagę tę drugą opcję. 

Cena energii elektrycznej dla gospodarstwa domowego wynosi u najpopularniejszego dostawcy 0,60 zł. Zatem koszt energii elektrycznej dla jednego cyklu prania wynosi 0,42 zł (0,7 kWh x 0,60 zł).

Woda i ścieki

Z informacji producenta wynika, że pralka zużywa 9680 L wody rocznie, czyli podczas 220 cyklów prania. Przeliczając to na jedno pranie wychodzą 44 L wody (9680 L / 220 cykle = 44). 

Ze względu na to, że ceny wody i ścieków podawane są w m³, musimy przeliczyć jednostki: 44 L to 0,044 m³. 

Cenę za m³ wody należy sprawdzić u dostawcy. Przykładowo, dla Katowic woda dostarczana jest przez Katowickie Wodociągi S.A. i aktualnie obowiązują ceny:

• 5,82 zł brutto za m³ wody,
• 8,29 zł brutto za m³ odprowadzanych ścieków.

Zatem koszt zużycia wody na jeden cykl prania wynosi 0,26 zł (0,044 m³ x 5,82 zł).

Koszt odprowadzenia ścieków z jednego cyklu prania wynosi 0,36 zł (0,044 m³ x 8,29 zł).

Amortyzacja pralki

Aby poznać koszt amortyzacji dla jednego prania, należy wziąć pod uwagę cenę pralki. Model z naszego przykładu kosztuje przeciętnie 1600 zł. Przyjmuje się, że żywotność pralki to 5 lat. Roczny koszt amortyzacji pralki to 320 zł (1600 zł / 5 lat). Miesięczny koszt to 26,67 zł (320 zł / 12 miesięcy). Przyjmując, że pracownik pierze 10 razy w miesiącu otrzymujemy koszt amortyzacji jednego cyklu prania w wysokości 2,67 zł (26,67 zł / 10 prań). 

Proszek do prania

Tutaj zaczyna się “zabawa”. Na rynku jest mnóstwo przeróżnych środków piorących. Od klasycznych proszków, poprzez płyny do prania, aż po kapsułki. Każdy używa czegoś innego, więc bardzo trudno jest zdecydować się na konkretny produkt. 

Aby dokonać wyboru należy pokierować się doświadczeniem życiowym w odniesieniu do wysokości wynagrodzeń pracowników. Oznacza to, że osoby zarabiające najniższą krajową lub niewiele więcej, raczej nie mogą sobie pozwolić na drogie produkty do prania. Korzystają z tańszych środków, dostępnych w przeciętnych sklepach. 

Z uwagi na dużą popularność, do obliczeń można przyjąć proszek do prania Vizir do kolorowych tkanin w opakowaniu 1,35 kg. Według danych producenta takie opakowanie wystarczy na 18 prań. Średnia cena opakowania o takiej pojemności to 17 zł (skorzystałam z porównywarki cen). Koszt proszku na jeden cykl prania wynosi 0,94 zł (17 zł / 18 prań). 

Koszt pracy pracownika

W wielu obliczeniach ekwiwalentu nie uwzględnia się kosztów pracy. Ja jednak jestem zdania, że warto to zrobić. W końcu pracownik realizuje wtedy obowiązek pracodawcy i mógłby ten czas przeznaczyć na swoje prywatne sprawy lub odpoczynek.

Aby policzyć pracę, jaką pracownik wkłada w pranie, musimy przyjąć pewne szacunki. Pracownik musi włożyć pranie, włączyć pralkę, wyjąć pranie, rozwiesić je i zdjąć. Te czynności mogą łącznie zająć około 20 minut dla jednego cyklu prania.

Obowiązująca w 2021 r. minimalna stawka za godzinę pracy wynosi 18,30 zł brutto, więc w przeliczeniu na 20 minut, otrzymujemy 6,10 zł (18,30 / 3).

Sumujemy koszty ekwiwalentu

Sumując całość, otrzymujemy:

• Energia elektryczna: 0,53 zł
• Woda: 0,26 zł
• Ścieki: 0,36 zł
• Amortyzacja pralki: 2,67 zł
• Proszek do prania: 1,06 zł
• Praca: 6,10 zł

Łącznie: 10,97 zł za jeden cykl prania.

Teraz wystarczy pomnożyć ten koszt przez miesięczną liczbę prań dla danego pracownika. Przykładowo więc otrzymujemy następującą wysokość ekwiwalentu:

• dla pracownika, który pierze 12 razy w miesiącu (3 razy w tygodniu): 131,69 zł,
• dla pracownika, który pierze 8 razy w miesiącu (2 razy w tygodniu): 89,79 zł,
• dla pracownika, który pierze 4 razy w miesiącu (1 w tygodniu): 43,90 zł.

Te wyliczenia to tylko przykład. Wszystko może się zmienić, gdy uwzględnisz inny model pralki, inny środek piorący, stopień naładowania bębna pralki, czas, jaki pracownik poświęca na obsługę prania itd. Poniżej możesz pobrać arkusz kalkulacyjny i samodzielnie policzyć koszty prania w Twoim zakładzie. 🙂

Pytania Czytelników

Pytanie 1: “Kto powinien liczyć ekwiwalent za pranie odzieży roboczej? Czy należy to do obowiązków pracownika służy BHP?”

Odpowiedź: Takie obowiązek nie został uwzględniony w zakresie zadań służby BHP określonej w rozporządzeniu [4]. Decyzję o tym, kto policzy ekwiwalent, podejmuje pracodawca. Może się więc zdarzyć, że powierzy to zadanie pracownikowi służby BHP lub osobie wykonującej zadania tej służby. Nie jest to jednak zasadą. Równie dobrze może to policzyć inna osoba wskazana przez pracodawcę. W praktyce często zajmują się tym osoby kierujące pracownikami.

Pytanie 2: “Czy można policzyć jeden ekwiwalent taki sam dla wszystkich pracowników?”

Odpowiedź: W praktyce najczęściej liczy jedną uogólnioną stawkę i wypłaca ją wszystkim pracownikom, różnicując kwotę jedynie w oparciu o częstotliwość i/lub ilość prania.

Niepoprawne jest natomiast wypłacanie wszystkim pracownikom takiej samej, stałej miesięcznej kwoty ekwiwalentu. Taki przypadek to wypłacanie ryczałtu i może zostać zakwestionowany przez Zakład Ubezpieczeń Społecznych, urząd skarbowy lub Państwową Inspekcję pracy podczas kontroli zakładu.

Pytanie 3: “Czy przy wypłacaniu ekwiwalentu trzeba odliczać czas urlopu i chorobowego?”

Odpowiedź: Tak, ponieważ w tym czasie pracownik nie używa i nie pierze odzieży roboczej. 

Pytanie 4: “A jak zabezpieczyć się przed nadużyciami przez pracowników w tym zakresie? W końcu ktoś może powiedzieć, że pierze 5 razy w tygodniu, a realnie będzie prał np. tylko 2…”

Odpowiedź: Do obliczeń wysokości ekwiwalentu warto podejść na poważnie. Każdy pracodawca jest w stanie zaobserwować, jakiej częstotliwości prania wymaga odzież na konkretnym stanowisku, przy konkretnych czynnościach. Jeśli wymaga codziennego prania, to ekwiwalent powinien być przyznany właśnie dla takiej częstotliwości. Jeśli wymaga rzadszego prania, to należy go policzyć dla mniejszej częstotliwości. Pracodawca może też policzyć górną granicę ekwiwalentu. W przypadku ewentualnych prób nadużyć będzie mógł przedstawić pracownikowi konkretne wyliczenia.

Pytanie 5: “Pracownicy otrzymują ekwiwalent za pranie o stałej wysokości przez cały rok. Jednak latem temperatura jest wyższa, pracownicy zwyczajnie się pocą i piorą odzież zdecydowanie częściej. Czy można wypłacić dodatkowy ekwiwalent? Jak to w praktyce rozwiązać?”

Odpowiedź: Ekwiwalent za pranie odzieży roboczej powinien pokrywać realne koszty prania. Jeśli występuje tego typu sezonowość w częstotliwości prania, i związanych z nią kosztach, pracodawca musi to uwzględnić. Aby to zrobić, wystarczy przyjąć inne częstotliwości prania w okresie letnim i zimowym, np.:

• w okresie zimowym (od października do marca) 3 prania w tygodniu,
• w okresie letnim (od kwietnia do września) 5 prań w tygodniu. 

Pytanie 6: “Zacząłem niedawno pracę w zakładzie i mocno się zdziwiłem, kiedy po zakończonym pierwszym miesiącu pani kadrowa zażądała ode mnie podania ilości prania odzieży przez poszczególnych pracowników. Zdębiałem, bo przecież nie mam jak tego nadzorować. Nie spotkałem się też z tym w poprzedniej pracy, ani wśród znajomych behapowców. Pani kadrowa powiedziała mi, że poprzedni behapowiec przez kilkanaście lat tak robił, więc to chyba obowiązek behapowca. Basiu, czy Ty wiesz, skąd może to wynikać? Może są jakieś przepisy, o których nie wiem?”

Odpowiedź: Takie zadanie z pewnością nie wynika z rozporządzenia w sprawie służby BHP [4]. Podejrzewam, że obowiązek ten przyległ do służby BHP w tym zakładzie w sposób nieformalny – po prostu zawsze zajmował się tym behapowiec i tak już zostało. Oczywiście służba BHP nie jest w stanie kontrolować, jak często pracownicy piorą swoją odzież roboczą. To zadanie powinno należeć do osób kierujących pracownikami, ponieważ są oni w stanie to nadzorować i weryfikować.

Przy okazji tego pytania chciałabym przestrzec pracowników służby BHP przed dobrowolnym przyjmowaniem na swoje barki podobnych zadań. W konsekwencji behapowiec staje się takim pracownikiem, że jak nie wiadomo, komu coś powierzyć, to daje się to służbie BHP. Trzeba pamiętać, że zakres zadań służby BHP jest dość pokaźny, a wykonując je rzetelnie i dokładnie, nie ma mowy o wolnych przebiegach czasowych.

Pytanie 7: “Mam pytanie czy stawki ekwiwalentu trzeba aktualizować? A jeśli tak, to jak często?”

Odpowiedź: Wysokość ekwiwalent trzeba koniecznie aktualizować, ponieważ każdego roku koszty rosną. W mojej ocenie wystarczy to robić raz w roku. 

Pytanie 8: “Jak policzyć ekwiwalent, gdy pracownik oddaje odzież do pralni? Czy to nie jest nadużycie? W końcu osoba piorąca w domu ponosi mniejsze koszty niż liczy sobie pralnia.”

Odpowiedź: To nie jest nadużycie. Pracownik ma prawo korzystać z pralni. Wypłacenie ekwiwalentu w takiej sytuacji jest najprostsze. Wystarczy, że pracownik przekaże pracodawcy wszystkie paragony za pranie w konkretnym czasie (np. za miesiąc) i na tej podstawie pracodawca wypłaca dokładnie taką kwotę, jaką pracownik poniósł na ten cel.

Podsumowanie

Pracodawca zapewnia pracownikowi odzież roboczą oraz jej pranie. Jeżeli nie ma możliwości zapewnić prania, pracodawca wypłaca pracownikowi ekwiwalent pieniężny pokrywający koszty prania.

Ekwiwalent powinien uwzględniać wszystkie koszty ponoszone przez pracownika w związku z praniem odzieży. Ze względu na to, że ekwiwalent nie podlega opodatkowaniu oraz nie wchodzi do postawy naliczania składek na ubezpieczenia społeczne, jego wartość musi być rzetelnie ustalona.

W praktyce najczęściej ustala się jedną stawkę ekwiwalentu i wypłaca się pracownikom w oparciu o częstotliwość wykonywanego przez nich prania. Na ogół to rozwiązanie jest wystarczające i nie budzi zastrzeżeń urzędów skarbowych, Zakładu Ubezpieczeń Społecznych czy Państwowej Inspekcji Pracy.

Jeżeli odzież pracownika ma kontakt ze środkami chemicznymi, promieniotwórczymi, materiałami biologicznie zakaźnymi, pranie może wykonać tylko pracodawca.