Dzisiaj bierzemy się za kolejne zagadnienie z ankiety Subskrybentów newslettera.

Kuba wskazał następujący problem: “Niezrozumiałość zagadnień dot. przebiegu auditu, ustalenie zgodności lub niezgodności”

W kwestii formalnej, rozpocznę od terminów “audyt” i “audit”. Ja używam słowa audyt, ponieważ jest to forma zaakceptowana przez Radę Języka Polskiego. Oczywiście jeśli Ty chcesz stosować formę “audit”, to nic nie stoi na przeszkodzie 🙂

Czym jest audyt?

Audyt jest poszukiwaniem dowodów na zgodność z wymaganiami. Czyli w teorii czymś przeciwnym do kontroli. W tej drugiej bowiem chodzi o to, aby sprawdzić czy istnieją nieprawidłowości. O jakie akie wymagania chodzi?

• wymagania prawne,
• wymagania systemowe oraz
• inne wymagania, do których przestrzegania dany zakład się zobowiązał w swojej polityce.

Co to dokładnie znaczy: dowód zgodności z wymaganiami?

To znaczy, że jeżeli np. prawo wymaga prowadzenia rejestru wypadków przy pracy, to audytor będzie chciał zobaczyć, że istnieje zgodność z tym wymogiem i ten dokument jest w zakładzie prowadzony.

Innym przykładem może być to, że norma, np. OHSAS 18001 wymaga wdrożenia procedur planów reagowania na awarie. Zakład więc musi takie procedury mieć i audytor będzie szukał dowodów na spełnienie tego zapisu.

Może też być tak, że jakieś zagadnienie nie jest uregulowane prawem, ale zakład zobowiązał się do jego przestrzegania. Np. niezależnie od wyniku, będzie wykonywał badanie czynnika rakotwórczego w środowisku pracy co miesiąc. W tej sytuacji audytor również będzie dochodził czy to zobowiązanie zakład wykonuje.

Po co przeprowadza się audyty?

Audyt ma na celu sprawdzenie czy system zarządzania BHP działa, czy jest zgodny z założeniami i wymaganiami normy oraz czy jest skuteczny w realizacji polityki i celów w zakresie BHP, które zakład sobie wytyczył. Wyniki audytów są też informacją dla najwyższego kierownictwa funkcjonowaniu systemu zarządzania w zakładzie.

Kto może audytować?

Konkretnych wymogów nie znajdziesz. Ale z pewnością musi to być osoba odpowiednio przygotowana. Odpowiednio, czyli jak? Każdy zakład musi indywidualnie określić jakie kompetencje powinni mieć audytorzy. Z uwagi na cel audytu, logiczne jest to, że audytor musi mieć wiedzę z zakresu przepisów BHP, założeń normy oraz organizacji i procedur zakładu.

Zgodność i niezgodność

Jeśli audyt wykaże w jakimś obszarze zgodność, to super. Znaczy, że wszystko jest w porządku. Jeśli jednak dojdzie do sytuacji, w której jakiś obowiązek nie jest spełniony (czyli nie ma dowodu na potwierdzenie zgodności), powstaje niezgodność. Wtedy też należy wdrożyć działania korygujące i zapobiegawcze.

Jaka jest różnica między działaniami korygującymi a zapobiegawczymi

Znalazłam bardzo fajne porównanie tych dwóch rodzajów działań na stronie isomania.pl: